#135 M&A – Das sind die Reporting-Anforderungen von Private Equity-Investoren! (Martin Sperling)

Private Equity Reporting: So wirst du vom „Zahlenlieferanten“ zum strategischen Werttreiber

Hast du dich schon einmal gefragt, welche Anforderungen Private Equity (PE) Investoren an Dein Reporting stellen?  Denn sicher ist, wenn ein PE Investor einsteigt, reicht die klassische DATEV-BWA meist nicht mehr aus.

In der aktuellen Folge der DAWICON CFO INSIGHTS räumen Host Daniel Winkler und Martin Sperling, Gründer von loyos-BI, mit dem Mythos auf, dass Reporting nur lästige Pflicht ist.

Tatsächlich ist ein professionelles Reporting-Set im Jahr 2026 der entscheidende Hebel für die operative Wertsteigerung, die Investoren erwarten.

Hier erfährst du, wie du was die Investoren erwarten und wie Du dein Reporting auf dieses Level bringst.

Warum die „Excel-Magie“ ausgedient hat

Martin Sperling beschreibt ein Phänomen, das er in seiner Zeit als PE-CFO immer wieder erlebt hat: Den „Excel-Pain“. Hochkomplexe Tabellen mit 40 Reitern, die zwar alles berechnen, aber nur von einer einzigen Person im Unternehmen verstanden werden. Das Problem? Sobald dieser Wissensträger das Unternehmen verlässt, fängt der Nachfolger bei Null an.

In einer Buy-and-Build-Strategie, bei der du als Plattform-Unternehmen oder ad-on schnell wächst und weitere Firmen zukaufst, ist diese „Excel-Magie“ fehleranfällig und risikobehaftet. Um skalierfähig zu sein, brauchst du eine automatisierte Datenbasis, die unabhängig von Einzelpersonen funktioniert. Professionelle Investoren setzen heute auf skalierbare IT-Systeme und standardisierte Prozesse, bevor sie die Schlagzahl bei Zukäufen erhöhen.

Das Auge des Investors: Wer liest eigentlich deine Reports?

„Den“ einen Leser im PE-Haus gibt es nicht. Je nach Hierarchie ändert sich der Blickwinkel radikal:

1. Analysten & Associates: Sie sind die „Trüffelsucher“. Sie prüfen im Detail, ob die Normalisierung in Zeile 73 deines Reports auch wirklich mit den Belegen in deinem System übereinstimmt. Hier zählt absolute Genauigkeit.

2. Investment Manager: Sie steuern die Strategie. Ihr Fokus liegt auf dem Umsatzwachstum im Vergleich zum ursprünglichen Business Case und der Integration neuer Zukäufe.

3. Partner: Sie brauchen das „Big Picture“. Für sie müssen Kennzahlen wie das Adjusted EBITDA, die Cash-Entwicklung und das Net Debt auf einen Blick belastbar sein.

Wichtig: Dein Banken-Reporting, Management-Reporting und Investoren-Reporting dürfen niemals nebeneinander herlaufen. Wenn die Bank andere Zahlen sieht als der Investor, kostet das Vertrauen. Eine gemeinsame Datenbasis ist daher das Fundament jeder professionellen Finanzorganisation.

Die „Heilige Dreifaltigkeit“ des PE-Reportings

Was gehört 2026 zwingend in dein monatliches Reporting-Set? Martin Sperling und Daniel Winkler identifizieren drei Kernbereiche:

1. Die monatliche Bilanz (Plicht statt Kür)

Während viele Mittelständler die Bilanz nur einmal im Jahr zum Abschluss sehen, fordert PE diese monatlich. Warum? Weil nur so das Working Capital gesteuert werden kann. Kennzahlen wie die Forderungslaufzeit (DSO) oder die Lagerumschlagshäufigkeit (DIO) sind die direkten Stellschrauben für deinen Cashflow.

2. Adjusted EBITDA & Normalisierung

Das EBITDA ist die Währung der PE-Welt. Aber Achtung: Das operative Ergebnis aus deiner Buchhaltung zeigt oft nicht die „wahre“ Kraft deines Geschäftsmodells. Hier kommen Normalisierungen ins Spiel. Einmalige IT-Implementierungskosten, Abfindungen oder nicht marktgerechte Geschäftsführergehälter werden „bereinigt“. Im Durchschnitt erhöhen solche Adjustments das EBITDA um ca. 12 % – was bei einem entsprechenden Multiple einen Millionenwert beim Exit ausmachen kann .

3. Cashflow-Tracking

„Cash is King“ ist im PE-Umfeld keine Floskel, sondern Überlebensstrategie. Ein Investor will nicht nur wissen, ob du Gewinn machst, sondern wo das Geld geblieben ist. Hast du Forderungen aufgebaut? Hast du Vorräte erhöht? Ein transparentes Cashflow-Management schafft die Sicherheit, die für weitere Zukäufe oder Kreditlinien (Covenants) nötig ist .

Operative Frühindikatoren: Den Blick nach vorne richten

Zahlen aus der Buchhaltung sind per Definition ein Blick in den Rückspiegel. Martin Sperling betont, dass ein echtes Management-Reporting operative Frühwarnsysteme braucht:

• Sales Pipeline: Wie voll ist der Trichter? Eine fundierte Pipeline mit Wahrscheinlichkeiten ist ein massiver Werttreiber bei jedem Exit .

• HR-Analytics: In Branchen, in denen Köpfe das Kapital sind, musst du Fluktuation, Krankheitstage und Auslastung täglich im Blick haben. Wenn drei Therapeuten krank sind, bricht morgen der Umsatz ein – das muss dein Reporting reflektieren können.

Drei Tipps von Daniel Winkler für deine „Transaction Readiness“

Bevor du in Verhandlungen mit einem Investor gehst (Signing), solltest du deine Hausaufgaben machen:

1. Dimensionen in DATEV nutzen: Fang an, dein Geschäft in Kostenstellen und Kostenträgern abzubilden. Wer verdient wo wirklich Geld? Welche Sparte ist profitabel? Transparenz ist das beste Verkaufsargument.

2. Abschlussqualität vor Geschwindigkeit: Es bringt nichts, am 3. Arbeitstag Zahlen zu liefern, die am 15. wieder korrigiert werden müssen. Investoren hassen Schwankungen durch fehlende Umsatzabgrenzungen oder vergessene Rückstellungen.

3. Planung als Steuerungstool: Eine Planung ist nicht nur ein PDF für die Bank. Sie muss Treiber-basiert sein. Wenn du erklären kannst, warum ein Anstieg der Sales-Mitarbeiter um 5 % zu einem Umsatzplus von 10 % führt, hast du das Vertrauen der Investoren gewonnen.

Fazit: Ein professionelles Reporting ist kein „Nice-to-have“, um den Investor zu bespaßen. Es ist dein Navigationssystem, um in fragmentierten Märkten erfolgreich zu skalieren. Wer seine Zahlen im Griff hat, wird vom Getriebenen zum Gestalter seiner eigenen Buy-and-Build-Story.